บทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในเวิร์กช็อป UX
เผยแพร่เมื่อ 29 Sep 2022 โพสไปที่การทำเวิร์กช็อป UX คือขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการดีไซน์ ซึ่งใช้ในวัตถุประสงค์ต่างๆ อย่างการจัดระเบียบทีมและระดมความคิด เวิร์กช็อปมีส่วนคล้ายกับการประชุมอยู่อย่างหนึ่งคือทุกคนมีโอกาสได้ออกความคิดเห็น และหากจัดขึ้นได้อย่างเป็นระบบจะมีประโยชน์อย่างมาก แต่ในทางกลับกันแล้ว เมื่อมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามาเกี่ยวข้อง การจัดการเวิร์กช็อปอาจมีความท้าทายมากยิ่งขึ้น จากประสบการณ์ของผมในฐานะผู้จัดเวิร์กช็อปมาหลากหลายครั้ง ผมได้รวบรวมความคิดเห็นที่อยากจะแบ่งปันให้คุณไว้ในบทความนี้
เวิร์กช็อป UX คือการรวมตัวกันเพื่อแสดงความคิดเห็นต่อโปรเจกต์หนึ่ง และเพื่อทำให้สมาชิกในทีมอยู่บนพื้นฐานเดียวกัน ซึ่งจะสนับสนุนแนวคิดของการมีส่วนร่วมกันโดยทุกคนจะได้โต้ตอบกันเกี่ยวกับหลายๆ หัวข้อในเวิร์กช็อปเดียว การนำสมาชิกในทีมที่มีความหลากหลายจะมีประสิทธิภาพสูงเนื่องจากความเห็นที่ได้จะมีความต่างมุมมองกันมากขึ้น ในที่นี้รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย เพราะหลายๆ ครั้ง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเป็นผู้รับผิดชอบโปรเจกต์ในด้านของปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและเป้าหมายของงานนั้น การมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาเข้าร่วมเวิร์กช็อปจะทำให้สมาชิกในทีมตระหนักถึงเป้าหมายของผู้ที่อยู่ระดับบนๆ ของบริษัท ทำให้ทีมเดินหน้าได้อย่างแข็งแกร่ง และได้รับความเห็นในมุมมองของผู้บริหารอีกด้วย
ข้อดีของการจัดเวิร์กช็อปกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีต่อการออกแบบ UX
ในขณะเดียวกัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในบริษัทอาจให้ข้อมูลมากมายในเวิร์กช็อปเนื่องจากเป็นผู้จัดการโปรเจกต์ ซึ่งจะดูแลในเรื่องของทิศทางและเป้าหมาย และยังคอยตรวจสอบจนแน่ใจอีกด้วยว่าโปรเจกต์จะดำเนินไปในทางที่ถูกต้อง ในด้านของการมีส่วนร่วมนั้น สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเข้าใจกันและกันมากขึ้นเนื่องจากว่าเวิร์กช็อปคือเวลาสำหรับการแบ่งปันข้อมูลและรวบรวมไอเดียกัน ความท้าทายสำหรับผู้จัดในจุดนี้คือต้องมีความเป็นกลางและสร้างบรรยากาศที่ดี ในขณะที่ต้องระวังด้วยว่าบทสนทนาจะเป็นไปอย่างเหมาะสมหรือไม่
ในมุมมองของบุคคลภายนอก การนำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามาเกี่ยวข้องจะทำให้การดำเนินการเดินหน้าไปอย่างลื่นไหลขึ้น เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้สัมผัสและเป็นส่วนหนึ่งในกระบวนการดีไซน์โดยตรง การสื่อสารกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ลูกค้า) และ UX designer (ทีมออกแบบ) จะมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเมื่อทีมดีไซน์มีความน่าเชื่อถือเพิ่มมากขึ้น แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับผลที่ได้จากเวิร์กช็อปด้วย
ในบทความของ Tímea Falmann มีการยกตัวอย่างกิจกรรมในเวิร์กช็อป UX และข้อดีของการมีทุกคนเข้ามาเป็นส่วนร่วม
สิ่งที่ควรคำนึงเมื่อต้องจัดเวิร์กช็อปกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ในทางกลับกัน หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเข้ามาเกี่ยวข้องเกินความจำเป็น บทสนทนาและบรรยากาศโดยรวมในห้องประชุมอาจติดลบได้ เนื่องจากว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอยู่ระดับบนของบริษัท คำพูดจะมีน้ำหนักและส่งผลต่อผู้อื่นได้มากกว่า ผลที่เกิดขึ้นได้คือผู้เข้าร่วมอาจรู้สึกว่าไม่สะดวกที่จะแสดงความคิดเห็น นอกจากนี้แล้วบรรยากาศก็อาจจะขุ่นมัวลงไปเลยก็ได้ การส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมออกความเห็นและมุมมองคือส่วนสำคัญที่จะช่วยย้ายจุดโฟกัสจากที่เคยอยู่ที่บุคคลหนึ่งไปยังสมาชิกทั้งทีม และจะช่วยให้เกิดความเห็นพ้องต้องกันภายในทีมรวมไปถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วย
ในฐานะผู้จัด คุณต้องเตรียมพร้อมในการวางตัวเป็นกลางและสร้างบรรยากาศที่ดีก่อนหน้าที่จะจัดเวิร์กช็อป เช่นเดียวกันกับในกระบวนการรวบรวมข้อมูล คุณควรหลีกเลี่ยงข้อความแสดงอคติและชักจูงผู้เข้าร่วมไปในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง (Sarah Gibbons, 2018)
นอกจากนี้ การเมืองในบริษัทอาจเป็นภัยต่อเวิร์กช็อป หากผู้จัดเวิร์กช็อปไม่สามารถจัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ และดำเนินการต่อไปไม่ไหว เวิร์กช็อปนั้นอาจล้มเหลวได้ ในฐานะผู้จัดที่อยู่นอกเหนือบริษัท คุณต้องไม่เข้าข้างคนกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งและทำตัวเองให้เป็นกลางเข้าไว้ การเมืองเป็นหัวข้อที่น่าลำบากใจ วิธีหนึ่งที่จะป้องกันได้คือการเตรียมตัวล่วงหน้า เมื่อต้องวางแผนจัดเวิร์กช็อป คุณควรคุยกับผู้ติดต่อที่อยู่ในบริษัทนั้นถึงความเป็นไปของผู้เข้าร่วมและบริษัท หากต้องจัดงานกลุ่ม ควรแบ่งสมาชิกกลุ่มล่วงหน้าเพื่อเลี่ยงการถกเถียงกันของผู้เข้าร่วมและเวลาที่อาจเสียไปได้
ใช้เวิร์กช็อปให้เป็นประโยชน์ได้แล้ววันนี้
เวิร์กช็อปคือกิจกรรมที่บุคคลหลากหลายหน้าที่พบปะและทำงานด้วยกัน ถือว่าเป็นโอกาสดีที่จะสร้างความเห็นพ้องกันของสมาชิกในทีมและหาข้อสรุป ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือส่วนสำคัญและบางครั้งก็ยากที่จะจัดการ ผู้จัดเวิร์กช็อปควรมีความเป็นกลางและมีความรู้เมื่อต้องจัดการกับคนเป็นกลุ่ม ซึ่งไม่ใช่งานง่ายๆ แต่อาจได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ นอกจากนั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือผู้ตัดสินใจว่าต้องการใช้บริการต่อหรือไม่ ถ้าทุกอย่างเป็นไปได้ด้วยดีและสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีได้ มีโอกาสอย่างมากทีเดียวที่พวกเขาจะใช้บริการจากคุณต่อไป
