แนะนำ 3 วิธีการใช้ Scrum เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เผยแพร่เมื่อ 05 Oct 2022 โพสไปที่ประเด็นที่น่าสนใจ
Scrum ไม่เพียงแค่ร่นระยะเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังทำให้ทีมจดจ่อกับกระบวนการที่สำคัญที่สุดในวงจรการพัฒนาผลิตภัณฑ์อีกด้วย
กระบวนการของ Scrum จะคอยสอดส่องผลิตภัณฑ์แต่ละกลุ่มและทดสอบขณะที่ยังอยู่ในขั้นตอนการผลิต จากนั้นปรับปรุงตามผลการวิจัยและฟีดแบ็กได้อย่างเหมาะสม ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาในภายหลังได้
Scrum ช่วยในเรื่องของความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่ต้องทำ และยังจัดลำดับความสำคัญของงานได้ อีกทั้งยังนำทางให้กับผู้ที่รับผิดชอบในส่วนที่ต่างกันของโปรเจกต์ด้วย
Scrum ช่วยแบ่งงานออกเป็นส่วนยิบย่อย ซึ่งทีมงานหลายฝ่ายจะร่วมกันดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์และส่งมอบได้ตรงเวลา
การที่ธุรกิจจะเดินหน้าต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จนั้น มีหลายงานที่ต้องทำร่วมกันเพื่อเสริมสร้างกระบวนการต่างๆ ของบริษัท
กระบวนการ Scrum ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแนวคิด Agile นั้นจะช่วยให้การเอาชนะความท้าทายในแต่ละงานเป็นเรื่องที่ง่าย และยังช่วยให้ลูกทีมจดจ่อกับโปรเจกต์และงานที่ได้รับมอบหมายได้ดีขึ้น ในบทความนี้ เราจะมาแนะนำพื้นฐานของ Scrum รวมไปถึงวิธีการนำ Scrum ไปใช้ในกระบวนการต่างๆ ของมอร์โฟซิส และวิธีที่ Scrum จะช่วยให้ทีมประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น
Scrum คืออะไร
Scrum คือเฟรมเวิร์กสำหรับการจัดการโปรเจกต์ที่สนับสนุนการทำงานเป็นทีม ความรับผิดชอบ และการปรับปรุงผลิตภัณฑ์บนวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน Scrum จะช่วยทีมในการเรียนรู้จากประสบการณ์ จัดการตนเองเมื่อต้องแก้ปัญหาได้อย่างเป็นระบบ รวมถึงนำเอาความสำเร็จและข้อผิดพลาดมาพัฒนาตนเอง
เฟรมเวิร์กนี้จะทำให้แผนงานเป็นไปตามเป้าหมายและลำดับความสำคัญมากขึ้น เป้าหมายเหล่านี้จะคอยนำทางให้บริษัทเดินหน้าต่อไป ตามหลักการของ Scrum เราสามารถแบ่งงานหรือเป้าหมายใหญ่ๆ ให้ยิบย่อยลง ซึ่งจะถูกประเมินและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ
ข้อดีของ Scrum
Scrum ช่วยทีมให้สื่อสารและร่วมมือกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในทีม Scrum ที่แข็งแกร่ง โดยจะทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปได้อย่างชัดเจน การให้ความร่วมมือกันในทีมเองก็ช่วยให้งานมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสนับสนุนให้สมาชิกในทีมนำเอาจุดแข็งของแต่ละคนมาใช้เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด การปรับปรุงผลิตภัณฑ์คือสิ่งจำเป็นเนื่องจากคุณยังไม่รู้รายละเอียดทั้งหมดในขั้นตอนแรกๆ หรืออาจจะเพราะคุณกำลังคาดเดาว่าลูกค้าหรือผู้ใช้ต้องการอะไรอยู่
ส่วนประกอบของ Scrum
การนำ Scrum มาใช้ คุณจะต้องเข้าใจเฟรมเวิร์กนี้เสียก่อน Scrum Elements คือส่วนประกอบต่างๆ ที่อธิบายความสำคัญของ Scrum ซึ่งส่วนประกอบที่ว่ามีดังนี้:
Sprints:
Sprint คือเวลาระยะสั้นๆ ที่ทีม Scrum ใช้ในกระบวนการหนึ่ง ในหนึ่ง sprint ทีมนั้นต้องทำงานให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนดเพื่อประเมินต่อไป
Stand Up:
เป็นการประชุมที่ใช้เวลาน้อยกว่า 15 นาที ปกติแล้วจะดำเนินการทุกเช้า และทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์จะปรึกษากันว่ากำลังทำอะไร และมีอุปสรรคอะไรบ้างที่ขวางกั้นอยู่
Sprint Backlog:
คือรายการของงานที่ต้องทำ เป็นงานที่เหลืออยู่ของผลิตภัณฑ์ที่ถูกเลือกมาเพื่อส่งมอบใน sprint และเป็นขั้นตอนที่ทีมจะระบุว่างานที่ต้องเสร็จสมบูรณ์คืองานไหน แล้วจึงทำ sprint ที่กำหนดให้เสร็จสิ้นได้
Planning Meeting:
การประชุมวางแผนเป็นงานที่ทั้งทีมต้องร่วมมือกัน ซึ่งจะพยายามเลือกงานที่สำคัญที่สุดใน backlog แล้วพัฒนาให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ใน sprint ที่จะมาถึง จากนั้นก็สร้าง backlog ให้กับ sprint
Review:
Sprint ที่สำเร็จก่อนหน้าจะถูกประเมินในขั้นตอนนี้ ซึ่งมีวัตถุประสงค์คือจะได้ปรึกษากันถึงงานที่เสร็จสมบูรณ์ไปแล้ว และจะทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีโอกาสได้นำฟีดแบ็กไปพัฒนาและเสริมสร้างการทำงานร่วมกัน
Retrospective:
เป็นการที่ทีมจะนั่งทบทวนว่ามีข้อผิดพลาดหรืออะไรที่ต้องปรับปรุงบ้างในงานที่ทำไปก่อนหน้า sprint ทุกอันจะถูกปิดท้ายด้วยข้อสรุปซึ่งคนในทีมและ Scrum master รวมไปถึง product owner จะมาคุยกันว่า sprint มีประสิทธิภาพมากแค่ไหน รวมถึงเรื่องของความท้าทายที่ผ่านมาและเหตุผลว่าทำไมมันจึงเกิดขึ้น
Roles:
Scrum มีบทบาทหลักๆ อยู่สามบทบาท ซึ่งมี product owner ทีมพัฒนา และ Scrum master เรามาดูกันว่าสามบทบาทนี้คืออะไร และมีผลต่อความมีประสิทธิภาพของงานอย่างไรบ้าง
Product owner คือผู้ที่เกี่ยวข้องและลูกค้า มีหน้าที่ตรวจสอบว่าค่านิยมของทีมสอดคล้องกับความต้องการของบริษัท อีกทั้งยังพัฒนาและจัดการ product backlog ด้วย
ต่อมาคือทีมพัฒนาซึ่งต้องร่วมมือกันปรับปรุงแก้ไขงานเล็กๆ แต่มีความสำคัญที่เรียกว่า sprint มีหน้าที่จัดการว่าใครทำงานไหน และใช้เทคนิคอะไรในการทำงานนั้น
สุดท้ายคือ Scrum master ที่มีหน้าที่สอนให้ทีมยกระดับการจัดการงานของตัวเองไปอีกขั้นหนึ่ง มีทีมเวิร์ก และมีประสิทธิภาพ นอกจากนั้นยังช่วยให้ทีมยังคำนึงถึงเป้าหมายของบริษัท และกำจัดอุปสรรค์ที่พบเจอ
ใช้ Scrum อย่างไรให้มีประโยชน์สูงสุด
Scrum มีบทบาทที่สำคัญในการรวบรวมแผนกให้มีความเป็นหนึ่งเดียวกัน นอกจากนี้ยังทำให้กระบวนการทำงานคล่องตัวขึ้นซึ่งทำให้รับโปรเจกต์ได้มากกว่าเดิม แก้ปัญหาที่เกิดขึ้น และบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ซอฟต์แวร์ Scrum ของเราที่เรียกว่า Jira ช่วยติดตามทีมให้สำเร็จงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น Scrum board ที่หน้าที่ติดตาม story ต่างๆ ที่แต่ละคนได้รับมอบหมาย และยังแบ่ง sprint ให้เท่าเทียมกัน ซึ่งจะทำให้ความสำเร็จที่ผ่านมาเป็นรูปเป็นร่างมากขึ้น อีกทั้งยังทำเป้าหมายให้ชัดเจนว่าตอนนี้อยู่ตรงไหน และควรทำอะไรให้เดินหน้าต่อได้
ดังนั้น เราจึงใช้ 3 หลักการต่อไปนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับสมาชิกแต่ละคนในทีม
1. ความโปร่งใส
ความโปร่งใสคือหลักการแรกของ Scrum ทุกคนในบริษัทจะเข้าใจกระบวนการทำงานตรงกันทั้งหมด
ความโปร่งใสใน Scrum สามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น backlog, task board, การประเมิน sprint, การทบทวน sprint, stand-up ประจำวัน, burndown chart และอื่นๆ ซึ่งก็หมายความว่าทุกคนจะรู้หน้าที่ บทบาท และความรับผิดชอบของตัวเองในโปรเจกต์ที่ดำเนินอยู่ เรายังใช้เครื่องมือเหล่านี้ในการประสานงานระหว่างทีมเพื่อให้โฟลว์งานเสร็จสิ้นได้อย่างราบรื่น
2. ความละเอียด
หลักการที่สองคือความละเอียด ซึ่งจะสร้างความมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนจะตรวจเช็กงานบ่อยๆ และทำงานที่เพิ่มขึ้นได้ทัน หากมีการตรวจเช็กเป็นกิจวัตร ทีมจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
การประเมินที่สม่ำเสมอนั้นยังทำให้การตรวจพบปัญหาต่างๆ ได้ง่ายขึ้น เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหานั้นมาทำลายคุณภาพของงานอีกด้วย
3. การนำไปปรับใช้
เมื่อเกิดปัญหาขึ้น การมองสะท้อนไปยังงานที่ผ่านมาจะทำให้ทีมทำความเข้าใจกับงานได้มากขึ้น และเมื่อเลี่ยงหลายๆ ผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่อาจเกิดได้ก็จะช่วยให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
การนำไปปรับใช้มีความหมายว่า เราจะปรับตัวได้ว่าอะไรใช้ได้ดี และอะไรที่ใช้ไม่ได้กับงานนั้นๆ ซึ่งแม้ว่าจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เรายังเดินหน้าต่อไปได้ ด้วยความคิดที่ว่ามันเป็นเพียงการทดลองเล็กๆ เท่านั้น
ผลลัพธ์ที่ได้จากการสอดส่องอย่างละเอียดนั้นสามารถนำไปใช้ในการถามตัวเองได้ว่าจะทำการทดลองอะไรต่อไป ตัวอย่างเช่น:
ทีม Scrum เจอปัญหาและความเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้ระหว่าง sprint retrospective จากนั้นทีมจึงพัฒนาและปรับกลยุทธ์เพื่อสร้างคุณค่าให้กับผลิตภัณฑ์มากขึ้น
Scrum = ประสิทธิภาพการทำงาน
Scrum ได้เป็นตัวช่วยในการทำงานของเราให้มีคุณภาพและประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งจะเสริมสร้างความแน่นแฟ้นระหว่างแผนกและจับจุดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ระหว่างกระบวนการผลิตของเรา
เนื่องจากว่าเป้าหมายโดยพื้นฐานแล้วคือการเพิ่มประสิทธิภาพของงาน Scrum จึงเน้นย้ำในทฤษฎีของการพัฒนาคุณภาพ อย่างไรก็ตาม ควรให้เวลาแก่สมาชิกในทีมอย่างเหมาะสมตามแต่ละงาน ซึ่งจะทำให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายได้ อีกทั้งยังเรียนรู้จากความสำเร็จและข้อผิดพลาดได้อีกด้วย
วิธีการ Scrum เป็นวิธีที่ใช้เวลา ซึ่งอาจจะเป็นเดือนๆ เลยก็ได้ เนื่องจากพนักงานต้องเปลี่ยนจากการเน้นที่โปรเจกต์เป็นเน้นที่ทีมแทน อย่างไรก็ตาม ไม่เพียงแต่ทีมจะแฮปปี้เท่านั้น แต่บริษัทเองก็มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จมากขึ้นด้วย
